Como o Sistema KANBAN pode otimizar a gestão de obras?

O Sistema KANBAN é uma das principais ferramentas para quem deseja otimizar a gestão de obras.

Segundo dados do Sicoob Crédito Imobiliário, o PIB brasileiro corresponde a cerca de R$ 5,7 trilhões, 6,7% dos quais derivam apenas da Construção Civil. Esse número mostra a importância do setor para a economia nacional.

Os dados impulsionam a geração de tecnologias voltadas para a área. Isso também ocasiona a adaptação de ferramentas para a otimização da gestão de obras. 

A geração de resíduos e o alto valor de desperdício também se destaca aqui. A utilização de tecnologias de administração de tarefas e materiais pode beneficiar bastante o setor, especialmente quando podem coordenar o planejamento de obras junto do cronograma de execuções.

Um desses exemplos é chamado Sistema KANBAN. Muito utilizado em empresas de tecnologia e na gestão de produtos e estoque, o sistema tem como foco a execução de tarefas.

Por esse motivo, pode se adaptar bem à construção civil e permitir que os administradores consigam administrar obras com mais agilidade.

O que é o Sistema KANBAN?

O Sistema KANBAN foi desenvolvido pelo engenheiro industrial e empresário Taiichi Ohno para a Toyota Automotiva, em 1940 no Japão. A ideia era otimizar o fluxo de trabalho e organizar as tarefas por fazer.

A técnica foi tão positiva que permitiu um crescimento rápido da empresa. Não apenas a produtividade aumentou como os desperdícios gerados foram minimizados. Pouco depois o Kanban foi difundido para todo o mundo.

O método utiliza um sistema de fluxo visual que utiliza cartões para sinalizar demandas. Assim, a equipe consegue acompanhar o que deve ser feito e em que etapa de execução está.

O termo “kanban” significa “cartão visual” em japonês e consiste na organização de uma tabela simples, com colunas.

Para isso, utiliza sinais visuais e informações claras que delimitam prazo de entrega, profissionais comprometidos, limite e tarefa a ser realizada. Esses dados são organizados em diferentes sessões, mas o esquema mais básico é distribuí-los entre: Fazer, Fazendo e Feito.

Conforme as tarefas são executadas, elas deixam a coluna Fazer e vão para a Fazendo e, em seguida, Feito.

No entanto, essa determinação de colunas dependerá do fluxo interno, do formato de gestão e da complexidade do trabalho. Em muitos casos outras colunas podem ser adicionadas para guiar a equipe.

Benefícios do Sistema KANBAN

O principal benefício entregue pelo sistema kanban é a otimização do fluxo de trabalho. Como todos os envolvidos conseguem compreender em que etapa está cada tarefa, podem manter a organização do espaço sempre em alta.

Porém, ele ainda possibilita uma melhor produtividade. No decorrer do dia há uma redução do desperdício de tempo na compreensão das atividades, permitindo que o se dediquem a realização delas.

Além disso, é possível determinar o prazo de execução conforme fluxo. Isso minimiza atrasos e reforça o senso de responsabilidade da equipe que entende a importância da própria atuação e procrastina menos.

Dessa forma, há menos prejuízos financeiros e um Retorno sobre Investimento (ROI) maior.  Isso também é possibilitado pela redução do desperdício.

O uso do Kanban ainda permite que gerentes e administradores consigam efetivamente motivar a equipe. Entendendo o que acontece em cada área, os profissionais se sentem parte de algo maior e engajam com mais facilidade.

Essa transparência é essencial no relacionamento com o time de execução. É por meio disso que eles entendem quanta demanda cada pessoa está responsável e como podem melhorar o sistema em que estão inclusos.

Como implementar o Kanban na construção civil?

Na construção civil, em que há uma  grande quantidade de tarefas a serem realizadas, o sistema kanban pode beneficiar o fluxo de execução de forma completa. Além de determinar que materiais devem ser adquiridos, ele estabelece os responsáveis e onde cada pessoa está trabalhando.

Isso permite que os gestores acompanhem todo o processo e consigam analisar a qualidade do fluxo. Dessa forma, pode entregar feedbacks mais específicos e que auxiliem a equipe a focar nas atividades mais essenciais.

Também proporciona uma comunicação mais clara. Os profissionais sabem sobre o que estão falando e como podem ajudar o processo a seguir de forma agilizada.

Porém, antes de trazer isso, existe um passo a passo indispensável que começa com o planejamento. Além de determinar que informações e que tarefas vão para o sistema, esse também é o momento de preparar a equipe. 

Informe a todos de como esse sistema funciona e ensina como podem se inserir. Conte a eles porque o Kanban é bom o que ganharão ao utilizá-lo.

Em seguida, distribua tudo de forma estratégica e use as colunas para entender quem está sobrecarregado e quem pode iniciar um novo projeto. A partir daí poderá organizar o cronograma, dando atenção aos prazos e à disponibilidade de cada um.

Quando as atividades começarem, monitore o processo para determinar se precisa ser ajustado ou atrasado. Essas atualizações são essenciais para organizar um fluxo estratégico. 

Organize reuniões de acompanhamento e mantenha sua equipe informada do andamento. Nesses encontros conseguirá determinar se mais recursos são necessários ou não.

Esse gerenciamento deve ser constante. Acompanhe de perto o processo e esteja disponível para auxiliar quem trabalha ao seu lado. Tal conexão permitirá que aperfeiçoe a obra e a entrega siga em conformidade com o projeto.

O Sistema KANBAN é apenas uma das estratégias que aplicamos na execução de nossas obras. Trabalhamos para entregar excelência em cada etapa e a organização do todo é essencial para que isso aconteça.

Então conheça o nosso trabalho e descubra tudo o que essa organização proporciona.

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